L’authenticité des documents, un enjeu de la numérisation

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L’authenticité des documents, un enjeu de la numérisation

De plus en plus d’entreprises souhaitent renoncer au papier, que ce soit pour des raisons d’accessibilité, d’écologie ou de coûts. Celle désireuse de faire le pas doit d’abord procéder à une analyse documentaire. En effet, elle doit s’interroger sur le but du document et de sa conservation. Elle devra aussi déterminer si le document est soumis à une obligation légale de conservation ou à une exigence de forme écrite. Les réponses à ces questions détermineront la manière dont le document sera géré et archivé.

Les contrats

Le législateur n’a pas prévu de règles spécifiques pour les contrats digitalisés. Or, en cas de litige, le demandeur doit pouvoir fournir des preuves. Est-ce qu’un contrat conservé uniquement de manière électronique peut servir de preuve valable ? Selon l’art. 177 du Code de procédure civile (CPC), un fichier électronique peut être admis comme moyen de preuve, peu importe s’il s’agit d’un support électronique dès l’origine ou d’un document traditionnel scanné.

L’enjeu réside dans l’authenticité : Si la partie adverse conteste l’authenticité sur la base de motifs suffisants, la partie qui produit le document doit la prouver. Il appartient au juge d’apprécier les preuves. La preuve d’authenticité peut notamment être fournie par un témoignage, un renseignement écrit ou une expertise, ou par des moyens techniques. La signature électronique en fait partie. Celle-ci, réglée par la Loi sur la signature électronique (SCSE), n’est pas un simple scan d’une signature manuscrite. Par signature électronique, on entend un ensemble de données électroniques qui sont jointes ou liées logiquement à d’autres données électroniques et qui servent à vérifier leur authenticité. Il en existe plusieurs types. Notons que seule la signature électronique qualifiée avec horodatage électronique qualifié est assimilée à la signature manuscrite. Elle répond à certaines normes techniques et est accréditée par un organisme officiel.

Pour choisir la bonne signature électronique, il convient de déterminer si le document doit être établi sous forme écrite. Cette exigence peut provenir directement de la loi ou être convenue entre les parties. Si c’est le cas, l’entreprise doit utiliser la signature qualifiée. Dans les autres cas, elle peut recourir à d’autres types de signatures électroniques. Celles-ci sont plus simples à mettre en place et permettent également la vérification de l’intégrité du document.

Autres documents

Une entreprise gère de nombreux documents, qui ne sont pas tous exposés aux mêmes risques que les contrats. Si rien n’empêche la signature électronique sur un document n’ayant pas de valeur contractuelle, le recours à une signature électronique n’est pas forcément toujours indiqué. Afin de garantir une certaine authenticité, le processus de numérisation doit cependant respecter quelques règles.

Ainsi, l’entreprise devra se référer à l’état actuel de la technique. D’une manière générale, il convient d’admettre que le scanning d’un original papier doit reposer sur un processus bien documenté et non manipulable par des tiers et permettre l’intégration directe du document dans le système d’archivage. En cas de litige sur l’authenticité, l’entreprise pourra ainsi produire des métadonnées extraites de son système d’archivage électronique.

La digitalisation constitue un défi de taille pour les entreprises. Elles doivent adopter des solutions pragmatiques et mettre en place un système de gestion électronique des documents ainsi qu’un système d’archivage électronique. Ainsi, les documents pour lesquels une analyse documentaire a démontré que le risque d’utilisation en cas de litige est faible, peuvent être détruits après numérisation. En revanche, il est vivement conseillé de garder la version papier des contrats ne disposant pas de la signature électronique.

Documents comptables

Le Code des obligations (CO) contient des règles spécifiques concernant la tenue et la conservation des livres. Ainsi, le rapport de gestion ainsi que le rapport de révision doivent être conservés imprimés et signés (art. 958f al. 2 CO). En revanche, les livres et les pièces comptables peuvent être conservés sur support électronique, pour autant que le lien avec les transactions et les autres faits sur lesquels ils portent soit garanti et que leur lecture reste possible en toutes circonstances (art. 958f al. 3 CO). Les supports d’information pouvant être utilisés sont précisés dans l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico). Ainsi, les informations peuvent être conservées sur des supports non modifiables, comme le papier, les supports d’images et les supports de données non modifiables. La conservation sur des supports modifiables est également possible, si

  • des procédés techniques (ex. signature électronique) garantissent l’intégrité des informations enregistrées, et
  • le moment d’enregistrement est infalsifiable (horodatage), et
  • les autres prescriptions relatives à l’utilisation du procédé en question qui existent au moment de l’enregistrement sont respectées, et
  • les procédures et les modes d’utilisation de ces supports sont consignées et les informations nécessaires (protocoles, journal de bord des connexions) sont également conservées.

Un support d’information est réputé modifiable lorsqu’il peut être modifié ou effacé sans que l’opération soit détectable sur le support de données lui-même (comme les disques durs).

Indépendamment de la forme du support d’information (modifiable ou non), la conservation doit respecter les principes généraux de l’Olico. Il s’agit notamment du principe de régularité, du principe d’intégrité (authenticité / infalsifiabilité), du principe de documentation (obligation de documenter l’organisation de la conservation) et du principe de diligence. La consultation doit être possible en tout temps (disponibilité), et les informations archivées doivent être séparées des informations actuelles. Il convient de protéger les archives contre les accès non autorisés, et d’enregistrer les consultations et les accès.

Lorsque toutes les conditions ci-dessus sont remplies, l’entreprise peut renoncer à une conservation papier du livre et des pièces comptables.

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  • 26 mars 2021
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