Auskunftsrecht für Mitarbeitende

Gemäss Art. 25 nDSG kann jede Person vom Verantwortlichen Auskunft darüber verlangen, ob Personendaten über sie bearbeitet werden. Letzterer muss die bearbeiteten Personendaten bekannt geben, doch damit nicht genug: Er muss auch informieren über die Identität und die Kontaktdaten des Verantwortlichen, den Bearbeitungszweck, die Aufbewahrungsdauer und die Herkunft der Personendaten (wenn sie nicht bei der betroffenen Person beschafft wurden). Falls eine automatisierte Einzelentscheidung getroffen wurde oder die Personendaten weitergegeben werden, muss auch über diese Punkte informiert werden.

Das Auskunftsgesuch kann ohne Angabe von Gründen gestellt werden. Auskunft muss grundsätzlich kostenlos und innert einer Frist von 30 Tagen erteilt werden. Lässt der Verantwortliche Personendaten von einem Auftragsbearbeiter bearbeiten (z.B. ein Treuhandbüro), ist er trotzdem verpflichtet, der antragstellenden Person obgenannte Informationen zukommen zu lassen.

Das nDSG zählt mehrere Gründe auf, die es ermöglichen, die Auskunft zu verweigern, einzuschränken oder aufzuschieben.

1. Ein Gesetz im formellen Sinn. Hier wird vor allem ans Berufs- oder Bankgeheimnis gedacht. Diese lassen es jedoch in der Regel nicht zu, dass das Auskunftsrecht gänzlich verweigert wird, denn einzelne Abschnitte können geschwärzt werden.
2. Aufgrund überwiegender Interessen Dritter. Dieser Grund kann angerufen werden, wenn die Personendaten der antragstellenden Person mit jenen eines Dritten verbunden sind und nicht isoliert bekanntgegeben werden können. Häufig kann diese Schwierigkeit mit der Anonymisierung der Dokumente umgangen werden.
3. Überwiegende Interessen des Verantwortlichen, wenn dieser die Personendaten nicht Dritten bekannt gibt. Das Interesse des Arbeitgebers muss schwerer wiegen als jenes der antragstellenden Person. Gemäss Rechtsprechung ist diese Bedingung z.B. erfüllt, wenn ein Risiko von Industriespionage vorliegt.

Schliesslich führt das nDSG ein neues Einschränkungsmotiv ein. So kann die Auskunft verweigert, eingeschränkt oder aufgeschoben werden, wenn das Gesuch offensichtlich unbegründet oder querulatorisch ist. Hier wird an Situationen gedacht, in denen das Auskunftsgesuch offensichtlich zu datenschutzwidrigen Zwecken verwendet wird (z.B. um einen Prozess gegen den Arbeitgeber vorzubereiten), oder wenn das Auskunftsrecht ohne plausible Begründung häufig geltend gemacht wird. Diese Einschränkungsmöglichkeit muss sehr restriktiv angewandt werden.

Wenn der Verantwortliche vorsätzlich falsche oder unvollständige Informationen liefert, kann er auf Antrag mit einer Busse von bis zu CHF 250’000.- bestraft werden. Weigert er sich, das Auskunftsrecht zu gewähren, steht der gesuchstellenden Person der Weg ans Zivilgericht offen.