Die Echtheit des Dokuments eine Herausforderung der Digitalisierung

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Die Echtheit des Dokuments eine Herausforderung der Digitalisierung

Immer mehr Unternehmen möchten auf Papier verzichten, sei es aus Gründen der Zugänglichkeit, der Umwelt oder der Kosten. Zu Beginn dieses Projekts muss eine Dokumentenanalyse durchgeführt werden. Das Unternehmen hat das Ziel jedes Dokuments und dessen Aufbewahrung festzulegen. Es muss auch bestimmen, ob das Dokument einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt oder ob ein Schriftlichkeitserfordernis besteht. Die Antworten auf diesen Fragen bestimmen die Art, wie das Dokument verwaltet und archiviert wird.

Verträge

Der Gesetzgeber hat keine spezifischen Regeln für digitale Verträge vorgesehen. Im Streitfall muss der Kläger jedoch Beweise liefern. Reicht dazu ein Vertrag, welcher ausschliesslich elektronisch aufbewahrt wurde? Gemäss Art. 177 der Zivilprozessordnung kann eine elektronische Datei als Rechtsmittel dienen, unabhängig davon, ob es sich um ein ursprünglich elektronisches Dokument handelt oder um ein Papierdokument, welches eingescannt wurde.

Der springende Punkt ist die Echtheit. Wenn die Gegenpartei die Echtheit eines Dokuments in ausreichend begründeter Weise bestreitet, muss sie von der anderen Partei bewiesen werden. Es ist Sache des Richters, Beweise zu würdigen. Als Beweismittel kommen unter anderem das Zeugnis, die schriftliche Auskunft oder das Gutachten in Frage, oder aber technische Mittel. Die elektronische Signatur gehört zu letzteren. Die elektronische Signatur wird vom Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) geregelt und darf nicht mit einem einfachen Scan einer Unterschrift verwechselt werden. Unter elektronischer Signatur versteht man Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder die logisch mit ihnen verknüpft sind und zu deren Authentifizierung dienen. Es sei festgehalten, dass einzig die mit einem qualifizierten Zeitstempel verbundene qualifizierte elektronische Signatur der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist. Sie entspricht gewissen technischen Normen und muss von einer akkreditierten Stelle angeboten werden.

Um die richtige elektronische Signatur zu wählen, ist zuerst zu bestimmen, ob das Dokument einem Schriftlichkeitserfordernis unterliegt. Dieses kann sich direkt aus dem Gesetz ergeben oder zwischen den Parteien abgemacht worden sein. Liegt ein Schriftlichkeitserfordernis vor, muss die qualifizierte elektronische Signatur verwendet werden. In den übrigen Fällen kann das Unternehmen auf andere Formen der elektronischen Signatur zurückgreifen. Diese haben den Vorteil, dass sie in der Handhabung einfacher sind und trotzdem die Überprüfung der Integrität des Dokuments ermöglichen.

Andere Dokumente

Ein Unternehmen verwaltet eine grosse Anzahl an Dokumenten, die aber nicht alle den gleichen Risiken wie die Verträge ausgesetzt sind. Auch wenn es möglich ist, ein ausservertragliches Dokument elektronisch zu signieren, so ist dies aus Kosten- und Handhabungsgründen nicht unbedingt immer angezeigt. Damit trotzdem eine gewisse Echtheit gewährleistet werden kann, sind beim Scanvorgang bestimmte Regeln zu beachten.

Das Unternehmen muss sich am aktuellen Stand der Technik orientieren. Allgemein gilt, dass der Scanvorgang auf einem gut dokumentierten und von Dritten nicht manipulierbaren Vorgang beruhen und die direkte Implementierung des Dokuments in das Archiv zum Ziel haben muss. Im Streitfall kann das Unternehmen dann die Echtheit des Dokuments mit den Metadaten seines elektronischen Archivsystems beweisen.

Die Digitalisierung stellt für die Unternehmen eine grosse Herausforderung dar. Sie müssen sich pragmatisch zeigen und ein elektronisches Verwaltungs- und Archivsystem einführen. Dank diesem können Dokumente, für welche die Dokumentenanalyse ein geringes Risiko gezeigt hat, nach dem Scanvorgang vernichtet werden. Es wird hingegen dringendst empfohlen, für Verträge zusätzlich eine Papierversion aufzubewahren, wenn sie nicht mittels elektronischer Signatur unterzeichnet wurden.

Buchhaltungsunterlagen

Das Obligationenrecht (OR) enthält spezielle Regeln für die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher. Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (art. 958f Abs. 2 OR). Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können hingegen elektronisch aufbewahrt werden, soweit die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3). Die verwendbaren Informationsträger werden in der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) definiert. So können die Buchhaltungsunterlagen auf unveränderbaren Informationsträgern, namentlich Papier, Bildträger oder unveränderbare Datenträger, aufbewahrt werden. Die Benutzung von veränderbaren Informationsträgern ist ebenfalls möglich, wenn

  • technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten (z.B. digitale Signaturverfahren), und
  • der Zeitpunkt der Speicherung der Informationen unverfälschbar nachweisbar ist (z.B. durch Zeitstempel), und
  • die zum Zeitpunkt der Speicherung bestehenden weiteren Vorschriften über den Einsatz der betreffenden technischen Verfahren eingehalten werden, und
  • die Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz festgelegt und dokumentiert sowie die entsprechenden Hilfsinformationen (wie Protokolle und Log files) ebenfalls aufbewahrt werden.

Informationsträger gelten als veränderbar, wenn die auf ihnen gespeicherten Informationen geändert oder gelöscht werden können, ohne dass die Änderung oder Löschung auf dem Datenträger nachweisbar ist (wie z.B. Festplatten).

Unabhängig von der Form des Informationsträgers (veränderbar oder nicht) muss die Aufbewahrung der Dokumente die allgemeinen Prinzipien der GeBüV berücksichtigen. Namentlich sind dies die Grundsätze der Ordnungsmässigkeit, der Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit), der Dokumentation (Pflicht, die Organisation der Aufbewahrung zu dokumentieren) und der Sorgfalt. Die Dokumente müssen jederzeit eingesehen werden können (Verfügbarkeit), und die archivierten Informationen sind von den aktuellen Informationen zu trennen. Das Archiv muss gegen unbefugten Zugriff geschützt werden und Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen.

Wenn alle obenstehenden Bedingungen erfüllt sind, kann das Unternehmen darauf verzichten, die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege auf Papier aufzubewahren.

 

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  • 26 März 2021
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